Digitale Bestellung

Die digitale Bestellung nutzt den offenen Standard OpenTRANS 2.1 um einerseits eine Bestellung an den Lieferanten zu senden und andererseits die Antwortdokumente (Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung vom Lieferanten zu erhalten.

Musterdaten zu den einzelnen Dokumenten können hier heruntergeladen werden:

🎦Tutorial Video Digitale Bestellung

Ablauf Bestellvorgang

Bestellung erzeugen und an Lieferanten senden
1. Der xPress Benutzer erzeugt eine Bestellung. Die erforderlichen Daten werden in das Format OpenTRANS 2.1 konvertiert und auf einen vom Lieferanten bereitgestellten FTP - Server hochgeladen. Dabei sollte es für jeden Kunden einen passwortgeschützten Bereich geben. Dort wird die XML - Datei abgelegt. Der Lieferant liest die Bestellung ein und löscht die XML - Datei vom Server. Die Verzeichnisstruktur am FTP - Server kann angepasst werden, wobei die Bestellungen und Antwortdokumente in einem separaten Verzeichnis liegen müssen. Der Beispielkunde hat die Kundennummer des Lieferanten 123456. Die Bestellungen werden auf dem FTP - Server in das Verzeichnis /customers/123456/in abgelegt.
Antwortdokumente einlesen
1. xPress prüft in periodischen Abständen nach neuen Antwortdokumenten, die vom Lieferanten auf den FTP - Server hochgeladen werden. Für den Beispielkunden mit der Kundennummer 123456 wird das Verzeichnis /customers/123456/out auf dem FTP - Server überwacht.
2. Nachdem die Antwortdokumente eingelesen wurden, werden diese von xPress auf dem FTP - Server wieder gelöscht.
Zuweisung der Antwortdokumente
1. Durch einen definierten Workflow in xPress können die Antwortdokumente automatisch den Bestellpositionen zugewiesen werden.

Erforderliche Daten

Damit die vom Lieferanten generierten Antwortdokumente wieder zugewiesen werden können, müssen einige Daten zwingend vorhanden sein:

XML-Tag	Beschreibung
bmecat:PARTY_ID	Diese Id gibt die eindeutige Id der jeweiligen Adresse an. Bei der Kundenadresse ist dies in der Regel die Kundenummer, welche der Kunde beim Lieferant hat. Beim Lieferant kann hier durch unterschiedliche Nummer auf z.B. verschiedene Niederlassungen des Lieferanten verwiesen werden. Ist eine solche Nummer angegeben, wird im Adressstamm in xPress nach dieser Nummer gesucht und die entsprechende Adresse verwendet. Somit ist es auch nicht nötig, die gesamten Adressdaten explizit anzugeben. Der Vorteil darin ist der, dass die gesamten Adressdaten nicht 100% übereinstimmen müssen, um die korrekte Adresse zu finden. Hat eine Adresse keine Nummer hinterlegt, wird die gesamte Adresse ausgegeben.
bmecat:BUYER_PID	Gibt die eindeutige Id des Datensatzes an, die eine Bestellposition in xPress hat. Diese Id muss in den Antwortdokumenten im selben XML-Tag wieder retour geliefert werden.

XML-Tag

Beschreibung

bmecat:PARTY_ID

Diese Id gibt die eindeutige Id der jeweiligen Adresse an. Bei der Kundenadresse ist dies in der Regel die Kundenummer, welche der Kunde beim Lieferant hat. Beim Lieferant kann hier durch unterschiedliche Nummer auf z.B. verschiedene Niederlassungen des Lieferanten verwiesen werden. Ist eine solche Nummer angegeben, wird im Adressstamm in xPress nach dieser Nummer gesucht und die entsprechende Adresse verwendet. Somit ist es auch nicht nötig, die gesamten Adressdaten explizit anzugeben. Der Vorteil darin ist der, dass die gesamten Adressdaten nicht 100% übereinstimmen müssen, um die korrekte Adresse zu finden. Hat eine Adresse keine Nummer hinterlegt, wird die gesamte Adresse ausgegeben.

bmecat:BUYER_PID

Gibt die eindeutige Id des Datensatzes an, die eine Bestellposition in xPress hat. Diese Id muss in den Antwortdokumenten im selben XML-Tag wieder retour geliefert werden.

Artikelabgleich

Um zu gewährleisten, dass der Artikelstamm inklusive der Bestellnummer des Lieferanten und die Preise stehts aktuell sind, können die gewünschten Artikel mit der normierten Schnittstellendefinition von Datanorm importiert werden. Unterstützt wird die Schnittstelle Datanorm 4 und größer.